AGAR MEETING ANDA LEBIH PRODUKTIF

Posted: Februari 9, 2008 in Dunia Kerja
Tag:

Meeting Koordinasi GMPSering kita mendengar keluhan dari rekan kerja kita mengenai meeting yang terlalu lama atau bertele-tele. Bahkan sering juga tanpa disadari meeting yang dijadwalkan secara teratur, menjadi suatu rutinitas yang hampir tidak mempunyai bobot. Akibatnya, waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk pekerjaan lain, terbuang percuma.
Pada kenyataannya, meeting merupakan pendekatan yang paling utama untuk mengkoordinasikan suatu pekerjaan. Berbagi informasi dan status, menentukan rencana ke depan, membuat keputusan, mengevaluasi hasil kerja, membuat daftar hal-hal yang harus dilakukan, pembagian kerja, serta membicarakan berbagai macam persoalan, dilakukan pada saat meeting.
Dalam dunia karir, meeting menjadi kebutuhan yang pokok, sehingga banyak orang yang menghabiskan sebagian besar waktunya hanya untuk meeting. Bila meeting anda tidak produktif, maka banyak waktu anda yang akan terbuang dengan percuma. Bagaimana membuat meeting anda lebih produktif agar waktu anda yang berharga tidak terbuang percuma?
Ikuti beberapa langkah di bawah ini agar meeting anda menjadi lebih produktif :
1. Adakan meeting hanya jika ada maksud yang spesifik atau khusus.
2. Tentukan tempat dimana meeting akan dilaksanakan, waktu meetingnya, maksud dan tujuan khusus dari meeting tersebut, apa saja hasil yang ingin dicapai dari meeting tersebut.
3. Jadwalakan meeting minimal seminggu sebelumnya, agar peserta yang lain dapat mempersiapkan diri. Begitu pula, jika meeting akan dibatalkan. Pemberitahuanjangan pada menit terakhir. Dan diusahakan tidak terlalu sering membatalkan meeting, karena bila suatu saat meeting benar-benar ada, maka jumlah yang hadir hanya sedikit.
4. Undanglah hanya orang-orang yang dibutuhkan untuk mencapai hasil meeting yang diinginkan.
5. Jangan terlalu banyak mengundang peserta meeting. Undangan hanya perwakilannya saja dari setiap bagian.
6. Ingatkan para peserta sehari sebelum meeting dilaksanakan.
7. Hindari meeting yang dijadwalkan secara rutin, kecuali bila hal yang dibicarakan merupakan suatu proses.
8. Jadwalkan meeting agar dapat mencapai tujuannya dalam waktu sesingkat-singkatnya. Mengingat kemungkinan para peserta harus menghadiri meeting lain.
9. Jangan menjadwalkan meeting lebih dari satu jam. Bila yang dibicarakan terlalu berat, pertimbangkan adanya istirahat.
10. Pastikan anda mengirimkan notulen atau catatan mengenai hasil meeting tersebut setelah meeting terlaksana.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s